18ème ICASA | 29 NOV - 4 DÉC 2015 | HARARE | ZIMBABWE
LA CONFERENCE INTERNATIONALE SUR LE SIDA ET LES IST EN AFRIQUE
APPEL A CANDIDATURE POUR ABRITER LA 19ème CONFERENCE INTERNATIONALE SUR LE SIDA ET LES IST EN AFRIQUE (ICASA 2017)
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Termes et Conditions

Conditions Générales

Ces conditions générales sont applicables à toute personne inscrite à la 18ème Conférence sur le SIDA et les IST en Afrique du 29 novembre au 04 décembre 2015 à Rainbow Towers & Conference Centre de Harare au Zimbabwe. Toutes personnes, accompagnateurs, journalistes, orateurs et exposants sont considérés comme des participants.

Les Inscriptions
Les dates limites des inscriptions sont les suivantes:

Inscription au tarif préférentiel: 31 mars 2015 à Minuit
Inscription ordinaire: 30 juillet 2015 à Minuit
Inscription tardive: 29 octobre 2015 à Minuit
Inscription sur place: 29 novembre 2015

Seuls les formulaires d’inscription dûment remplis seront acceptés. Les frais d’inscription sont appliqués en fonction de la date de réception du formulaire rempli et du paiement intégral, conformément aux délais mentionnés ci-dessus. Le tarif suivant est automatiquement appliqué si la date limite est dépassée. L’inscription est validée après la confirmation du paiement intégral des frais correspondants.

Date limite de l’inscription tardive: 29 octobre 2015 à Minuit

NB: A l’expiration du délai des inscriptions en ligne, les inscriptions ne seront possibles que sur place.

Si le nombre maximum d’inscrits est atteint, l’organisateur se réserve le droit de refuser toute inscription supplémentaire.

L’âge minimum d’inscription de participant à la Conférence est fixé à 18 ans. Une carte d’identité pourrait être réclamée au participant à cet effet.

Les frais d’inscription des participants leur permettent l’accès à toutes les sessions de la Conférence, à l’aire d’exposition, aux posters et aux cérémonies d’ouverture et de clôture.

Les frais d’inscription des accompagnateurs couvrent leur accès à la Salle de Conférence et aux cérémonies d’ouverture et de clôture. L’accès à l’aire d’exposition, des posters et aux autres séances de la Conférence n’est pas pris en compte. Un seul accompagnateur par participant est autorisé à s’inscrire.

représentants des médias doivent s’inscrire en ligne. L’inscription pour les représentants des médias est gratuite. Cependant, tout représentant est prié de fournir les pièces suivantes pour prétendre à la validation de son inscription:

  1. Un (01) ordre de mission
  2. Une (01) copie de la carte de presse du représentant, et
  3. Une (01) copie de son passeport

Chaque membre à l’instar du Chef d’équipe doit obligatoirement fournir les pièces ci-dessus mentionnées.

Le Secrétariat de ICASA 2015 vérifiera les pièces fournies et pourra même réclamer des pièces complémentaires avant la validation de l’accréditation. L’inscription sera traitée après la réception et la vérification des pièces demandées ci-dessus.

Le Secrétariat de ICASA 2015 se réserve le droit de refuser l’inscription d’accréditation si le quota est atteint.

Respectez les règles de la Corporation zimbabwéenne de Communication en vigueur dès la réception de la lettre confirmant votre participation à ICASA 2015. Utilisez le formulaire disponible sur le site web de la Conférence et soumettez directement à l’adresse indiquée sur ce dernier.

Une liste de votre équipement doit être soumise au Bureau des Communications du Gouvernement zimbabwéen afin de faciliter les procédures de dédouanement à l’entrée et à la sortie du territoire zimbabwéen. Le formulaire officiel du Gouvernement peut également être téléchargé sur le site web de la Conférence.

L’inscription de plus de dix (10) personnes est séparément traitée comme une inscription en groupe. Veuillez contacter le Département des Inscriptions de ICASA 2015 pour plus de renseignements.

Matériel de Conférence

Un sac de Conférence est remis à chaque participant, orateur ou journaliste ayant payée son inscription avant la date limite d’inscription au tarif préférentiel. Au cas où le formulaire d’inscription arrive en retard ou le paiement de l’inscription est effectuée après la date limite du tarif préférentiel, les organisateurs ne garantissent pas au participant la disponibilité de ce sac. Tout le matériel de Conférence est remis sur place au point d’inscription.

Modes de Paiement
Le paiement est effectué à l’inscription à la Conférence. Les paiements sont uniquement faits en dollars américains par l’un des modes de paiement suivants:

  1. Carte de Crédit: Si le paiement est fait par une carte de crédit (Visa, Mastercard ou American Express), le participant doit cocher les champs indiqués à cet effet sur le formulaire d’inscription.
  2. Virement Bancaire: le paiement par virement bancaire sera fait en dollars US en faveur de:
Nom de la Banque: ECOBANK GHANA LIMITED
Agence: A&C SHOPPING MALL, EAST LEGON
Adresse: PMBGPO ACCRA – GHANA
Nom du Compte Bancaire: SOCIETY FOR AIDS IN AFRICA-ICASA 2015
Numéro du Compte Bancaire: 015 103 4424770901
Code Swift de Ecobank: ECOCGHAC
Banque Correspondante de Ecobank: DZ BANK, FRANKFURT GERMANY
Code Swift de la Banque Correspondante: GENODEFF

NB: Les frais de virement bancaire sont à la charge du demandeur.

Les chèques ne sont pas acceptés.

Lettre de Confirmation/Reçu de Paiement
Après le paiement intégral de votre inscription, une lettre de confirmation vous sera envoyée par le Département des Inscriptions de ICASA 2015. Chaque participant doit présenter cette lettre au comptoir comme une preuve de participation à la Conférence.

 Lettre d’Invitation
La demande d’une lettre d’invitation auprès du Département des Inscriptions des ICASA 2015 est possible en cas de besoin. Pour l’obtenir, le participant doit s’être inscrit et avoir payé intégralement. Les lettres d’invitation ne sont plus délivrées après la date limite des inscriptions ordinaires.

La lettre d’invitation n’engage pas financièrement les organisateurs. Toutes les dépenses liées à la Conférence sont à la charge du participant.

Conditions d’Obtention de Visa
Il revient au participant de mener les démarches nécessaires pour l’obtention de son visa. Les participants doivent enclencher à temps la demande de visa. Ils prendront contact avec l’ambassade ou le consulat le plus proche pour s’enquérir des délais.

Les organisateurs ne contacteront en aucun cas les ambassades au nom des participants.

Attestation de Participation
Une attestation est délivrée au participant régulier au cours de la conférence dans des zones spécifiées de la Salle de Conférence. Aucune attestation ne sera délivrée après la Conférence.

Changement de Nom
Un montant de 60 Dollars US sera payé pour un changement de nom sur une inscription existante. Un nouveau formulaire d’inscription sera rempli par le substitut accompagné d’un paiement de tarif réduit si nécessaire. Les changements de noms seront possibles jusqu’à la date limite des inscriptions tardives. Les nouveau et ancien noms doivent être clairement indiqués. Les changements de nom seront effectués sur place après la clôture des inscriptions.

 Perte du Badge
Le port du badge est obligatoire pendant toute la durée de la Conférence. L’accès à la Salle de Conférence est sur présentation du badge. En cas de perte, égarement ou oubli du badge, le participant devra payer un montant de 60 dollars US pour l’obtention d’un nouveau. Le badge perdu, égaré ou oublié est invalidé dès l’émission d’un nouveau.

Annulation d’une Inscription
Aucun remboursement ne sera accordé en cas d’annulation d’une inscription.

Modification du Programme de la Conférence
Les organisateurs se réservent le droit de modifier le programme qui n’est publié qu’à titre indicatif.

 

ÉVÉNEMENTS
HEBERGEMENT
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CONVOYEUR OFFICIEL DE ICASA 2015